Gestão de Impressão para Empresas

Realizar uma boa gestão de impressão nas empresas, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte, exige além de um bom software de monitoramento, trabalho de conscientização dos usuários. Estando em tempos de crise ou não, a cultura de imprimir somente o necessário deve fazer parte de qualquer empresa.

É claro que em tempos de crise, diminuir o número de impressão é um caminho para reduzir gastos, mas não é preciso esperar uma crise para realizar essa economia.

O primeiro passo para uma boa gestão, é conhecer o ambiente em que trabalha: você deve conhecer as áreas que utilizam a impressora, o tipo de documento que imprimem e como imprimem.

Imagem via Shutterstock

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Feito isso, é necessário fazer uma análise do que não precisa ser impresso (por exemplo, documentos com novas legislações na área fiscal), do que pode ser impresso em modo econômico (por exemplo, duas páginas por folha, frente e verso) e o que é realmente essencial. Com todos esses dados, a TI já é capaz de criar um plano para um uso mais consciente das impressoras.

Feito o plano, a parte mais importante é fazer com que os usuários se conscientizem e passem a utilizar a impressora de forma mais eficiente, além de, claro, obter o apoio da diretoria. Esse último item é o mais importante, principalmente para as empresas onde a TI não é uma área separada e independente das demais, ou seja, é vista mais como uma área de suporte.

Divulgado o projeto para reduzir gastos, outro ponto importante é a criação de relatórios gerenciais. E nesse quesito, nem é necessário adquirir um software de gestão, pois normalmente as empresas que fazem o outsourcing de impressão possuem algum software de bilhetagem que grava todos os dados em um banco de dados. E ai, com algumas consultas simples neste banco de dados, você consegue gerar relatórios com todas as informações necessárias. É claro que um software que já possui relatórios pré-definidos e que seja capaz de criar cotas de impressão é muito melhor, mas isso é um investimento que tem que ser bem analisado, principalmente em empresas com recursos limitados.

E ao falar em redução, cito aqui alguns exemplos de ações que ajudam a reduzir as impressões:

  • Ler documentos na tela do computador, em vez de ler o documento impresso;
  • Configurar a impressora para imprimir documentos frente e verso;
  • Configurar a impressora para imprimir somente preto;
  • Criar cotas de impressão;
  • Não reaproveitar papel já impresso para novas impressões. Esse item é muito importante, pois você evita alguns incidentes, como imprimir com grampo ou sujar a impressora por dentro com o pó do toner;
  • Substituir o recebimento de fax (sim, algumas empresas ainda utilizam fax), por recebimento via e-mail;
  • Reduzir o número de impressoras na empresa e centralizá-las em pontos estratégicos;
  • Configurar o envio de impressão por senha;
  • Fazer o levantamento se é viável realizar impressões coloridas em gráficas ou na própria empresa, devido ao alto custo das impressões coloridas.

As atividades acima devem ser usadas em campanhas de uso consciente, como também no trabalho de acompanhamento constante da TI, até que isso faça parte da cultura da empresa.

Para finalizar, o uso correto da impressora é um aspecto mais cultural do que tecnológico, onde muitas pessoas não enxergam os prejuízos de um consumo desenfreado, além de uma má utilização das impressoras. E a TI, alinhada ao negócio da empresa, é peça fundamental para auxiliar essa atividade.

Compartilhem suas opiniões e estratégias nos comentários abaixo!

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