Como o controle de chamados de TI pode te ajudar a ter mais clientes

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Você sabia que o controle de chamados de TI tem sido uma das ferramentas mais utilizadas como estratégia para se ter mais clientes?

Deseja aumentar o número de clientes ao mesmo tempo que organiza os processos e chamados da sua empresa? Felizmente isso é possível, de maneira bem mais simples do que imagina!

Para não ficar de lado no mercado altamente competitivo dos dias de hoje, é preciso estar sempre por dentro das novidades, novas ferramentas e tecnologias.

No mundo tecnológico que vivemos, é necessário ter processos automatizados dentro das empresas para trabalhar de forma ágil, prática e eficiente. A organização e comunicação interna são fatores fundamentais para todos que almejam aumentar a produtividade sem ter que pesar nos custos e tempo disponível.

Toda empresa tem a ambição de aumentar o número de clientes, mas para isso é necessário entender perfeitamente o que seu público-alvo deseja. Você sabe quais são os problemas e desafios enfrentados, além das necessidades dos seus clientes?  Quer conhecer mais sobre os benefícios do controle de chamados?

Se quer compreender mais sobre esse assunto para assim aumentar a demanda, produtividade e lucro, continue lendo este artigo.

Aqui vamos te ensinar os principais caminhos para se ter controle de chamados de qualidade, além de aumentar a sua quantidade de clientes. Deseja ter uma empresa mais competitiva no mercado? As suas dúvidas serão respondidas logo abaixo.

Você provavelmente está cometendo erros na organização interna e dos chamados da sua empresa, o que afeta diretamente nos custos, tempo e uma quantidade de clientes que poderia ser bem maior do que é. Por isso, leia com atenção esse texto, pois aqui vamos te ajudar a mudar esse quadro.

Pensando em sanar o seu problema, neste artigo separamos as dicas principais para que assim você aprenda de maneira didática e simples como o controle de chamados de TI pode te ajudar a ter mais clientes.

É fundamental automatizar os processos da sua empresa e otimizar o tempo de trabalho, pois isso irá contribuir para o aumento da produtividade, aumentando o lucro e o número de clientes, consequentemente. Sendo assim:

  • Automatize e organize os processos;
  • Centralize a gestão em um único software;
  • Conheça seus clientes e analise o feedback.

O mercado está sempre exigindo que as empresas fiquem atentas aos novos produtos, serviços e ferramentas lançadas. No entanto, por causa da rotina agitada que requer a execução de muitas tarefas de uma vez, nem sempre os gestores têm tempo para analisar e avaliar como essas mudanças afetam o negócio, como o lançamento de novos softwares, por exemplo.

Para entender melhor como isso funciona, continue lendo esse texto, porque aqui você vai conhecer mais sobre:

► 1º Passo: Centralize o controle em uma única plataforma

► 2º Passo: Conheça seus clientes e analise o feedback

► 3º Passo: Prepare sua equipe para o controle de chamados

► 4º Passo: Melhore a qualidade dos serviços

► 5º Passo: Crie uma base de conhecimento

1º PASSO:

CENTRALIZE A GESTÃO EM UM ÚNICO SOFTWARE

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A unificação dos processos em um único software é imprescindível na automatização do negócio e sua organização.

A gestão atual da sua empresa consegue atender todos os chamados? Os clientes conseguem ser atendidos de forma eficaz e rápida?

Muitas empresas ainda cometem o erro de não usar softwares para o controle de chamados de TI, ou então trabalhar com vários sistemas em conjunto. Isso faz com que mais tempo seja gasto nessas atividades, além de poder causar desorganização e maiores custos, o que prejudica na hora de conseguir mais clientes e ter mais lucro.

Se a sua empresa tem problemas para organizar os chamados e melhorar a produtividade, qual seria a melhor forma de melhorar essa situação sem custos?

1 – Muitas empresas de TI ainda não trabalham com processos automatizados;

2 – Usam vários softwares ao mesmo tempo, o que gasta mais tempo e dinheiro;

3 – Algumas utilizam até mesmo processos arcaicos e manuais.

Para mudar esse quadro, confira abaixo os principais passos:

O primeiro passo a ser feito é automatizar os processos e centralizar todos eles em apenas uma plataforma, pois assim o gerenciamento será mais rápido, e os monitoramentos mais acessível e prático. Isso irá contribuir diretamente com o aumento da produtividade, sem ter que aumentar o número de funcionários.

O segundo passo é analisar bem o desempenho das métricas e relatórios, organizando e avaliando as atividades do empreendimento.

O terceiro passo é buscar por um sistema de qualidade que irá se adaptar com suas exigências e necessidades, com ferramentas que devem contribuir para um constante monitoramento do negócio, de forma individualizada, ao mesmo tempo que seja possível o aspecto coletivo (ou seja, em equipe). Procure por ferramentas bem estruturadas, de acesso simples e fácil, para que sua utilização seja prática e descomplicada.

quarto passo é evitar os processos manuais, pois isso apenas gasta mais tempo e dinheiro. Busque centralizar os processos para otimizar o tempo da empresa e assim conseguir mais clientes.

2º PASSO:

CONHEÇA SEUS CLIENTES E ANALISE O FEEDBACK

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Para conseguir mais clientes e aumentar o lucro, é preciso conhecer o seu público-alvo, suas preferências, necessidades e exigências. Dessa forma, busque saber melhor sobre todos os objetivos dos clientes, juntamente com os desafios e problemas, para assim alcançar uma melhor solução e deixá-los satisfeitos. Através do software de controle de chamados de TI, os clientes conseguem avaliar o desempenho do atendimento e deixar um feedback. Esses dados serão muito importantes para a avaliação do seu negócio.

O erro mais comum é que muitas vezes as empresas não conhecem realmente os problemas que os clientes enfrentam durante o atendimento ou serviço.

1 – As empresas não entendem que a falta de novos clientes acontece por causa de problemas no atendimento e/ou serviço.

2 – As empresas não oferecem soluções e dicas para melhoria do atendimento, fornecimento de serviço e interação com os clientes;

3 – As empresas não sabem quais são os desejos e expectativas dos clientes.

Para melhorar esse quadro, é preciso pensar em mudanças práticas e eficientes. Caso esteja passando por isso, te darei 3 dicas para mudar essa realidade.

A primeira dica é compreender que a demanda do seu empreendimento não depende exclusivamente dos clientes, mas sim da sua própria empresa. Em outras palavras, sua empresa deve apresentar soluções eficazes para melhorar a interação, atendimento e fornecimento do serviço para seu público.

A segunda dica que deve ser feita é estudar o mercado e analisar as métricas para oferecer o que os clientes mais desejam, fazendo com que eles não se frustrem durante as interações com sua empresa. Além de fidelizar os clientes mais antigos, isso pode aumentar até mesmo o número de recomendações, pois um cliente satisfeito sempre irá recomendar o serviço da empresa que gosta para seus amigos e parentes.

A terceira dica a ser seguida é analisar as métricas e dados fornecidos pelo software de controle de chamados, juntamente com o feedback, para assim saber com precisão o que os clientes acham do seu serviço, o que eles realmente desejam e o que esperam, para então criar propostas eficazes que irão suprir as exigências dos clientes de forma assertiva.

3º PASSO:

PREPARE SUA EQUIPE PARA O CONTROLE DE CHAMADOS

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Todos sabemos que o treinamento da equipe é imprescindível para o crescimento da empresa, e para que os funcionários consigam oferecer o melhor serviço possível para os clientes. Para o controle de chamados, isso não é diferente. É preciso treinar a equipe e conscientizá-la para criarem um chamado e utilizar a plataforma de forma correta.

Muitas vezes a equipe não tem o hábito de criar um chamado, entrando em contato diretamente com o profissional de TI ou então não sendo direta ao fazer um.

1 – A equipe não cria chamados na plataforma;

2 – A equipe não é objetiva na criação de chamados;

3 – A empresa sofre com a desorganização interna.

A forma mais eficaz de melhorar a organização e evitar erros é treinar a equipe e deixá-la preparada para a plataforma de controle de chamados, para assim otimizar o tempo e aumentar a produtividade da empresa como um todo. Para saber melhor o que fazer, confira essas 3 dicas.

A primeira dica é conscientizar a empresa sobre a importância da criação de chamados da forma correta, diretamente na plataforma, para que a equipe entenda que apesar de parecer algo que irá gastar tempo, na verdade estará contribuindo para melhorar a qualidade do atendimento de TI.

A segunda dica é enfatizar que os chamados devem ser objetivos, com os detalhes básicos de forma clara e sem comentários desnecessários. É muito importante que os chamados sejam diretos ao ponto para facilitar o trabalho do profissional de TI.

A terceira dica é compreender o que está causando a desorganização dentro da empresa, seja no controle de chamados ou comunicação interna em geral. A desorganização aumenta os erros e custos, causando uma redução na produtividade. Dessa forma, quando se organiza os processos, o trabalho flui de uma melhor maneira, o que afeta de forma direta e positiva no rendimento da empresa.

4º PASSO:

MELHORE A QUALIDADE DOS SERVIÇOS COM CONTROLE DE CHAMADOS DE TI

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A busca por uma melhor qualidade de serviço deve ser constante, para que assim a empresa fique sempre atualizada sobre o que pode mudar, satisfazendo melhor os clientes.

O problema é que não são todas as empresas que conhecem os benefícios proporcionados pelo controle de chamados. Através do software de controle, é possível acessar os dados que serão fundamentais para compreender o que deve ser mantido ou alterado dentro da empresa.

1 –  A adoção de métricas corrige falhas;

2 – A melhora da qualidade do serviço reduz os custos;

3 – A melhora da qualidade do serviço reduz os chamados improcedentes.

Uma melhor qualidade dos serviços obtida pela análise de métricas do controle de chamados, e/ou organização interna da empresa, reflete na satisfação dos usuários e benefícios para todo o negócio. Para entender melhor, confira os 3 pontos que separamos para te ajudar.

O primeiro ponto é que com a análise de métricas obtida através do registro dos chamados na plataforma de controle única, é possível levantar os dados importantes sobre o atendimento como um todo, para então avaliar e acompanhar a evolução do serviço. Por exemplo, geralmente a métrica usada no controle de chamados de TI é a do percentual do atendimento que tem que ser resolvido dentro de um espaço de tempo específico. Dessa forma, tem-se a garantia de que a maior parte dos chamados serão atendidos rapidamente, como 85% dos chamados resolvidos em até 2 horas após serem abertos na plataforma, por exemplo.

O segundo ponto é que com o controle de chamados de TI, é possível reduzir o tempo de interrupção dos serviços, o que também evita os erros e reduz os gastos desnecessários, otimizando a produtividade em geral, seja dos profissionais de IT ou dos funcionários que precisam que os chamados sejam atendidos mais rápido para trabalharem da forma adequada.

O terceiro ponto é que graças ao controle de chamados de TI, o número de incidentes é reduzido, assim como a diminuição do tempo improdutivo dos colaboradores causados pelas interrupções. Com o uso da plataforma centralizada, os erros se tornarão cada vez menos recorrentes, pois será possível prever as falhas e ficar mais preparado.

5º PASSO:

CRIE UMA BASE DE CONHECIMENTO

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Para que o atendimento seja mais rápido e o número de clientes aumente, é fundamental criar uma base de conhecimento, que pode ser facilmente feita através do software de controle de chamados de TI. Com os problemas registrados e solucionados em mãos, os atendimentos serão agilizados e mais assertivos.

Ainda não tem uma base de conhecimento na sua empresa? Isso pode estar causando uma grande desorganização e trabalhos duplicados. Felizmente essa base pode ser feita rapidamente com o uso de um software centralizado.

1 – Empresas não entendem a importância da base de conhecimento;

2 – A equipe não está conscientizada;

3 – Empresas não conseguem perceber a relação da base de conhecimento com o número de clientes.

Para entender melhor porque você deve ter uma base de conhecimento na sua empresa, confira os principais pontos que separamos para te ajudar.

O primeiro ponto é que muitas empresas ainda não entendem o motivo pelo qual a base de conhecimento e análise de dados são tão importantes. No entanto, atualmente no mercado competitivo que estamos inseridos, os empreendimentos que não estão atualizados acabam ficando para trás. Não é isso que você quer para seu negócio, certo?

A segunda dica é que em algumas empresas, embora os gestores entendam a importância da base de conhecimento, a equipe não está conscientizada e não sabe como tirar os benefícios da análise dos dados. Para mudar esse quadro, basta realizar treinamentos e deixar os colaboradores preparados para o uso dessa ferramenta.

O terceiro ponto é que muitas empresas não veem a relação entre análise da base de dados com a quantidade de clientes. A base de conhecimento proporciona informações essenciais para o negócio, que ajudam a melhorar a qualidade do atendimento e do serviço.

Por exemplo, com essa base é possível rastrear os problemas registrados e manter o histórico de ações, o que otimiza bastante o tempo, pois no próximo chamado o profissional de TI estará mais preparado e, consequentemente, resolverá o imprevisto mais rapidamente. Isso tudo colabora para o aumento da produtividade da empresa e melhor atendimento ao cliente, o que contribui diretamente para o aumento da demanda.

As dicas acima agregam mais qualidade nos resultados, maior organização dos chamados e consequentemente mais satisfação para os clientes.

Conclusão:

 Compreendeu como o controle de chamados de TI pode de fato ajudar o seu negócio a conquistar mais clientes?

Então para garantir esse controle é importante que você:

01 – Centralize o controle de chamados de TI em uma única plataforma

02 – Conheça seus clientes e analise o feedback

03 – Prepare sua equipe para o controle de chamados de TI

04 – Melhore a qualidade dos serviços com o controle de chamados de TI

05 – Crie uma base de conhecimento com o controle de chamado de TI

 

Fonte: Milvus

 

 

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