Quando há um surto de doença contagiosa, um desastre natural ou qualquer outro tipo de emergência generalizada, os membros da equipe de TI podem ser obrigados a trabalhar em casa ou em outro local seguro até que as operações comerciais normais possam ser retomadas.
Manter a produtividade e garantir que serviços essenciais de TI continuem funcionando ininterruptamente durante o período de emergência pode ser um desafio para os líderes e a equipe de TI. Aqui estão sete dicas que podem ajudá-lo a manter as principais operações e atividades funcionando, mesmo nos piores momentos.
1. Organize-se
A maior parte do trabalho de TI pode ser gerenciada remotamente, desde que as tarefas não envolvam interações práticas com ativos físicos da empresa. “As reuniões de design e planejamento ainda são melhor realizadas pessoalmente, mas mesmo essas reuniões podem ser realizadas adequadamente em casa, com ferramentas de compartilhamento de tela e quadro branco”, diz Joe Wilson, proprietário da Volare Systems, uma empresa de desenvolvimento de software personalizada pessoal em grande parte remoto.
Qualquer organização que possua um conjunto forte de normas e procedimentos operacionais deve ser capaz de reunir rapidamente uma equipe de TI remota ou fazer a transição para uma única, diz Anita Williams Woolley, professora associada de comportamento e teoria organizacional na Tepper School of Business da Universidade Carnegie Mellon.
Patrick Costa, diretor de TI do provedor de programas de compartilhamento de custos médicos OneShareHealth, diz que o desafio de organizar uma equipe remota de sucesso é mais uma questão de liderança do que de tecnologia. Ele lembra de uma época em que um problema de corrupção de dados o forçou a obter informações rápidas de membros da equipe em três locais separados. Costa decidiu que uma teleconferência era a melhor maneira de lidar com a situação. “Demorou menos de cinco minutos depois que tomamos a decisão”, lembra ele. “Se você é um líder de TI que tem um bom relacionamento com sua equipe, pode montar sua equipe remota o mais rápido possível com a equipe local”.
2. Selecione um líder forte
Dependendo do departamento de TI, uma equipe remota pode ter um único líder ou vários líderes responsáveis por unidades específicas que se reportam a um CIO ou gerente de TI. Um líder de equipe, independentemente do escopo ou tamanho de sua equipe, nunca deve ser selecionado apenas com base em conhecimentos técnicos, alerta Allison St. John, co-fundadora e diretora de aprendizado do The Remote Leader Project, um provedor remoto de instruções de trabalho e suporte . “É mais importante que o líder da equipe tenha habilidades com as pessoas, para que as pessoas altamente técnicas e mais qualificadas possam continuar produzindo sua força técnica”, explica ela.
Qualquer líder de equipe deve possuir um alto nível de inteligência social e fortes habilidades de colaboração, observa Woolley, mas isso vale duas vezes quando todos ou a maioria dos membros da equipe trabalham remotamente.
3. Crie uma estratégia funcional
Woolley compara uma organização de TI que enfrenta uma ameaça existencial a uma equipe hospitalar que responde a um alerta “código azul”. “Quando a equipe [do hospital] entra na sala, eles têm um conjunto de regras preexistentes sobre quem será o responsável, quais outras funções precisam ser preenchidas e quais etapas críticas precisam ser executadas”, explica ela. Da mesma forma, os líderes de TI precisam ter alguém que possa avançar para coordenar e facilitar uma força de trabalho remota.
Meetesh Karia, CTO da operadora de sites de comparação de planos de seguros The Zebra, enfatiza a necessidade de que a equipe remota receba todo o contexto, autonomia e autoridade necessária para executar tarefas de maneira rápida e eficaz. “Você deve responsabilizá-los da mesma maneira que responsabiliza o restante de sua equipe”, diz ele. “Concorde com o escopo, tempo e qualidade com a equipe e garanta que você receba pelo menos atualizações semanais”.
Uma equipe remota bem construída deve ser capaz de lidar com praticamente qualquer tarefa. Geralmente, o sucesso é medido pela determinação de quais tipos de trabalho precisam ser realizados de forma síncrona com um alto grau de colaboração e quais podem ser divididos e executados de maneira mais independente e assíncrona, observa Woolley. Em ambos os casos, é importante que todas as partes se unam com as mesmas metas e objetivos. Quando as metas não são claras ou conflitantes, será difícil alcançar um trabalho colaborativo produtivo. “Há menos oportunidades para reconhecer e corrigir metas pouco claras no trabalho remoto”, adverte Woolley.
4. Crie uma coordenação estreita
Ao montar a equipe remota, a interrupção pode ser minimizada com a criação de uma estrutura hierárquica que se assemelha à sua contraparte no local. “Verifique se você tem as pessoas certas com a experiência certa na equipe – e garanta que a equipe saiba quem tem qual experiência para que seja aplicada quando necessário”, aconselha Woolley.
A equipe remota também deve receber um conjunto claro de metas que todas as partes possam entender e apoiar. “Se os membros estão operando com uma compreensão diferente de metas e prioridades, ou talvez tenham metas conflitantes porque o líder da equipe quer que eles façam uma coisa, mas o chefe deles queira que façam outra, então isso será um problema”, diz Woolley .
As equipes remotas precisam coordenar sua atenção, determinar o que estão trabalhando em conjunto, o que estão dividindo e fazendo separadamente e como se unir quando necessário para resolver problemas inesperados. Woolley diz que os estudos mostraram que as equipes mais produtivas são caracterizadas por “explosão” – um período durante o qual os participantes trabalham independentemente, pontuados por períodos de trabalho compartilhado. Essas equipes geralmente exibem um nível mais alto de capacidade de resposta.
“Quando alguém envia uma mensagem, outros respondem imediatamente”, observa Wooley. “Por outro lado, as equipes menos produtivas podem trocar o mesmo número de mensagens, mas com maiores atrasos no meio”.
5. Use uma plataforma de colaboração comum
Para a maioria dos membros da equipe de TI, o processo de conexão remota geralmente é tão simples quanto conectar um desktop ou laptop em uma conexão confiável à Internet. “Você pode precisar de uma VPN em execução para acessar a rede da empresa, mas isso deve ser o caso”, diz Wilson.
O maior desafio está na seleção de uma plataforma de colaboração que atenda às necessidades dos membros da equipe e incentive interações vigorosas. Zoom e Slack são as ferramentas de colaboração remota mais populares, observa Wilson. Há também vários painéis de tarefas on-line e ferramentas de gerenciamento de projetos para você escolher. “Para os desenvolvedores, o código geralmente é armazenado no GitHub, GitLab ou Bitbucket”, observa ele.
A boa notícia é que muitas, se não a maioria, organizações de TI já usam várias ferramentas de colaboração regularmente dentro do escritório. “Você provavelmente não precisará trocar de ferramenta ao trabalhar em casa”, diz Wilson.
6. Não negligencie a segurança
Ao transferir a equipe para o trabalho remoto em período integral, é necessário garantir que cada indivíduo tenha a capacidade de acessar de maneira confiável e segura os sistemas e recursos empresariais necessários para permanecer produtivo. Um primeiro passo importante é implantar salvaguardas de acesso remoto de senso comum, como posicionar sistemas e dados críticos atrás de uma VPN, aconselha Kevin Ruthen, CTO do Support.com, um call center terceirizado e provedor de suporte técnico direto ao consumidor.
Ruthen também sugere o uso da autenticação multifatorial para validar a identidade dos funcionários e impedir o acesso não autorizado. “Também é importante … exigir que qualquer dispositivo que se conecte à rede corporativa possua a mais recente proteção antivírus, spyware e malware”, diz ele. “Isso inclui qualquer dispositivo pessoal que os funcionários possam usar ao trabalhar remotamente”.
7. Otimize a comunicação
Quando os membros da equipe trabalham isoladamente, sempre existe o risco de que equívocos e mal-entendidos fiquem fora de controle na medida em que afetem o desempenho e a produtividade. As pessoas que trabalham em casa perdem o acesso às observações, idéias e atualizações que os funcionários trocam rotineiramente no refeitório ou em volta do bebedouro. É comum que trabalhadores remotos superestimem o que os colegas de outro local sabem ou suponham que veem as coisas exatamente da mesma maneira, explica Wooley. “Tentar fazer as coisas remotamente sem se comunicar o suficiente é obrigado a deixar muitas lacunas no entendimento”, acrescenta ela.
As teleconferências ao vivo, embora estejam longe de serem um substituto perfeito para as brincadeiras de rotina, ainda podem ajudar bastante os rumores esmagadores e ajudar os membros da equipe a acompanhar os projetos e desenvolvimentos atuais. “O maior erro que as equipes remotas cometem é deixar suas câmeras na web”, diz Wilson. “Você e seus colegas de trabalho sentirão falta de ter uma conexão tão próxima se você não puder se ver.”
No entanto, Woolley minimiza a capacidade do vídeo de reforçar o trabalho em equipe. “Acontece que a videoconferência é menos importante do que alguns supõem”, observa ela. “Meus colegas e eu conduzimos um estudo no qual descobrimos que as equipes que se comunicavam via áudio eram tão coletivamente inteligentes quanto as equipes que usavam videoconferência e, de certa forma, o vídeo prejudicava a qualidade da colaboração”.
